עודד שלומות
במהלך ישיבת מליאת מ.מ כפר ורדים שנערכה השבוע, הקריאה תמי חצ’ואל, מנכ”לית המועצה, את תשובתה לשאילתה שהגיש בחודש שעבר חבר המועצה ויו”ר ועדת ביקורת, איתן היימן.
מעבר לדברים המובאים, כלשונם להלן, ציינה חצ’ואל כי ד”ר אפרת גיל, נשכרה על-ידי המועצה לבנות את התשתיות הארגוניות לניהול כ”א, כולל כתיבת נהלים. רק לאחר סיום התשתית, תיבחן העסקת מנהל/ת משאבי אנוש פנימי או חיצוני.
בוועדת המעקב לתיקון הליקויים חברים: חצ’ואל, ספי בארי הגזבר ולורן עמר.
מבקרת המועצה, רונית אפסון, אמרה כי בכוונתה במשך הזמן לערוך גם דו”חות מעקב על הערות שכבר העבירה.
ראש המועצה אייל שמואלי, חצ’ואל והיימן – שיבחו את עבודתה המקצועית של המבקרת והודו לה על כך.
בהמשך הישיבה אישרה המועצה גם תקציב (תב”ר) של 100 אש”ח להעסקת ד”ר גיל ולרכישת מערכות ניהול / מיחשוב לצרכי מש”א.
לכבוד
אייל שמואלי – ראש המועצה
תמי חצואל – מנכ”לית המועצה 6.2.2023
הנדון: שאילתה בנוגע למעקב ויישום המלצות דו”ח מבקרת המועצה בנושא כ”א
בהמשך לדו”ח המפורט של מבקרת המועצה, רונית אפסון, אשר אושר במועצה, אבקש לקבל דיווח
היכן עומדים הדברים עליהם הוחלט ובפרט המעקב אחר ההמלצות באמצעות וועדה שנבחרה לטובת הנושא.
בכבוד רב
איתן היימן – יו”ר וועדת ביקורת
ל כ ב ו ד מר איתן היימן, חבר מועצה
שלום רב,
הנדון: דו”ח הביקורת לשנת 2021 – מעקב אחר תיקון ליקויים
המועצה רואה חשיבות עליונה בטיפוח ושימור ההון האנושי ומייחסת חשיבות רבה לטיפול יסודי ומעמיק במשאב זה, לשם כך נשכרו שירותיה של ד”ר אפרת גיל, פסיכולוגית ומומחית בייעוץ ארגוני שתלווה את הרשות בתהליכי עומק ובבניית תוכנית עבודה.
להלן התייחסותנו לעיקרי הממצאים ולפעולות שננקטו:
- תקן משרות ואיוש כ”א – המועצה החלה באיוש המשרות החסרות. נקלטה חשבת שכר שהחלה את תפקידה בחודש שאוקטובר 2022. מנהל פרויקטים ותשתיות נכנס לתפקידו במהלך חודש מאי 2022. רכז רישוי עסקים, איכו”ס ופיקוח ייקלט ב-19/2/2023.
נושא הרכש הועבר לאחריות הגב’ לירון אליהו, מנהלת חשבונות במועצה ובימים אלה נכתב נוהל רכש מסודר שיופץ למחלקות.
- הרשאות משתמשים, אבטחת מידע – הרשות ביצעה הפרדת תפקידים וביטלה הרשאות למערכת השכר לעובדים שאינם מורשים. חשבת השכר וגזבר הרשות בעלי הרשאה.
- נהלי עבודה והגדרות תפקיד – כאמור הרשות שכרה את שירותיה של יועצת ארגונית ע”מ לקדם את נושא כתיבת הנהלים והגדרות התפקיד. כתיבת הנהלים תעשה יחד עם חברי הועדה שמונו לתיקון הליקויים.
- המועצה מקדמת מול אשכול גליל מערבי רכישת ארכיון דיגיטלי מאובטח בעת רכישת השירותים תפנה ותגדיר את בעלי התפקידים בעלי הרשאה.
- בתקציב 2023 שהוצג לציבור פורסמו תוכניות עבודה של מחלקות המועצה. בסיום שנת התקציב הרשות תבצע מעקב תכנון מול ביצוע.
- איוש מנהל מש”א – הרשות לא צפויה לקלוט מנהל כ”א בשנת 2023. בהעדר מנהל מש”א אני משמשת כמ”מ ונעזרת בלורן עמר שהינה בוגרת תואר ראשון ושני בניהול משאבי אנוש ומכירה את נושאי כ”א במגזר הציבורי. לורן משתתפת בהשתלמויות בנושא כ”א ומתנהלת מול השלטון המקומי בנושאים אלו עד שיוחלט למנות בעל תפקיד.
- ניהול תהליכי איתור, מיון וגיוס עובדים – מיניתי את מזכירת הלשכה להיות אחראית על נושא פרסום מכרזי הרשות, הכנת המסמכים הרלוונטיים לוועדת הבחינה. ביצעתי ריענון של נהלי העבודה. תהליכי האיתור והגיוס תוקנו ומתנהלים עפ”י חוק.
בנוסף הרשות החלה להשתמש בטאבלטים בוועדות הבחינה אליהם נסרקים מסמכי המועמדים, לכל מועמד תיקייה עם המסמכים הרלוונטיים.
- קליטת עובד חדש – בעת קליטת עובד חדש הרשות ממלא “טופס קליטת עובד” המפרט את תנאי העסקה של העובד. העובד והרשות חתומים על טופס קליטה. לאחר מכן המסמכים מועברים לחשבת השכר לצורך קליטה. תיקים אישיים מנוהלים ע”י חשבת השכר בלבד.
- חשבת השכר אחראית על סגירת מעגל כאשר עובד מסיים את העסקתו ברשות – העתק טפסי 161, העתק תחשיב תלוש, מכתבי שחרור קופות וכד.
גזבר המועצה מאשר את ביצוע גמר חשבון.
- הכשרת עובדים- הרשות שריינה בתקציב 2023 השתלמויות והכשרת עובדים.
- הערכת עובדים –בשנת 2023 ייערכו שני פיילוטים להערכת עובדים:
למנהלים במועצה.
לסקטור תומכות ההוראה בגני ילדים.
- רווחת העובדים – בתקציב 2023 שוריין תקציב לתחום רווחת העובדים. מונה צוות העוסק ביוזמות ותכנון האירועים השונים בשיתוף ועד העובדים. בנוסף שוריין תקציב מחלקתי.
- שימור עובדים – עובדי הרשות זומנו לשיחות חתך עם מנכ”לית הרשות, הרשות תעבד את המידע ותפיק לקחים.
- יתרת ימי חופש בעקבות דוח הביקורת, נבנתה תוכנית חופשות לעובדים שצברו מעבר לחוק ימי חופש. נכון להיום נותר עובד אחד בחריגת ימי חופש, במהלך שנה זו תאוזן.
בשנה הנוכחית נקפיד על מעקב צמוד של ימי החופש.
- עובדים בחשבונית הרשות החלה לבצע מעבר מחשבוניות לתלושי שכר. בשלב זה מבוצע בעובדים השייכים לביה”ס קשת.
- במהלך השנה הנוכחית הרשות תתקשר עם יועץ חיצוני לביצוע בקרה של תלושי השכר.
הרשות רואה חשיבות רבה בהון האנושי ומשקיעה תקציב ומשאבים רבים לצורך כך.
נושאים נוספים שעלו במליאת מ.מ. כפר ורדים מרץ 2023
2 תגובות
השארת תגובה
כולנו תקווה שמשרד הפנים יתעורר ויפרק את המועצה המיותרת שמבזבת את כספי הציבור.
הזמנתי אורחים לטיול מבטיח ב”פארק” החדש, מתחת לככר 9..גועל נפש ובזבוז כספי ציבור! אם המקום טרם מוכן, אל תפרסמו ותזמינו לטייל שם.. כל השבילים מלאים באבנים שמקשות על הליכה נעימה, שילוט עם שמות מפוצצים שמובילים לשום דבר, מערכת השקיה שכבר נרמסה בגלגלי רכבים, שילוט מטעה ומבלבל.. כך נראה אתר חדש?